Antes. Fechamento levava quatro dias e sempre atravessava o fim de semana.
Depois. Passou a terminar na tarde do segundo dia, sem hora extra.
Antes e depois
Todas as medições de antes e depois feitas com cronômetro nas últimas reorganizações.
Antes e depois
O que mudou no dia do fechamento
Medidas tomadas com cronômetro no primeiro mês e no quarto, publicadas com autorização de cada empresa.
Antes. Cada unidade mandava a planilha no formato que preferia.
Depois. Todas mandam o mesmo arquivo, e o consolidado soma sem digitação.
Antes. O total do relatório mudava depois de enviado, e ninguém sabia por quê.
Depois. Arquivo com data no nome e regra de gravação; a versão enviada é a que fica.
Antes. A conferência estava na cabeça da analista que fazia havia seis anos.
Depois. As somas de controle ficaram na planilha, e ela tirou férias em janeiro.
Antes. O relatório mudava de forma todo mês e comparar trimestres era inviável.
Depois. Modelo fixo desde março; a comparação virou uma aba do próprio arquivo.
Antes. Doze passos de fechamento existiam só na memória do coordenador.
Depois. Roteiro escrito de duas páginas, seguido pela assistente na primeira tentativa.
Perguntas
O que perguntam quando o assunto é mexer nas planilhas
Dúvidas comuns de quem já tentou arrumar isso por conta própria.
Vocês vão querer trocar tudo por um sistema novo?
Não. Planilha bem feita resolve muita coisa, e trocar de ferramenta no meio da bagunça só muda o lugar do problema. Primeiro arrumamos o caminho do dado; se depois disso faltar ferramenta, dizemos exatamente qual pedaço falta.
A pessoa que faz hoje vai perder o lugar?
Ao contrário: ela conduz o trabalho conosco. O objetivo é que o fechamento não dependa de uma só cabeça, não que essa cabeça saia.
Nossas planilhas têm macros antigas. Dá para aproveitar?
Quase sempre. Lemos o que a macro faz, documentamos em uma página e mantemos o que ainda serve.
Quanto tempo leva o levantamento?
Duas semanas, com quatro horas de conversa por semana do lado da empresa.
E se o nosso sistema não exporta direito?
Acontece. Nesse caso escrevemos a exportação possível e deixamos anotado, na própria página do roteiro, qual passo continua manual e por quê.
Vocês assinam termo de confidencialidade?
Assinamos antes da primeira reunião, e os arquivos ficam em pasta da sua empresa do começo ao fim.
Conte quantas planilhas entram no seu fechamento
No levantamento abrimos todas, uma a uma, e devolvemos por escrito o que dá para cortar já na semana seguinte.