Duas semanasR$ 720
Levantamento
- Inventário de todas as planilhas em uso
- Mapa da digitação repetida
- Lista do que dá para cortar já
- Relatório de devolução em oito páginas
Onde a gente entra
Cinco serviços, na ordem em que costumam ser implantados. O que muda de uma empresa para outra é o número de planilhas em uso e o volume de lançamentos.
Contabilidade gerencial e arquivos
Inventário de todas as planilhas do fechamento com origem e destino de cada dado, plano de contas e centros de custo, fim da digitação repetida por exportação direta do sistema, e padrão de nome, pasta e versão para cada arquivo.
Orçamento anual e plano-realizado
Orçamento por centro de custo montado com os responsáveis de cada área e a comparação mensal entre o previsto e o realizado, com espaço reservado para o comentário do período.
Apuração de custo e formação de preço
Ficha de custo por linha de produto ou serviço, com as despesas que costumam ficar de fora — frete, embalagem, perda, taxa de cartão — e a base de preço que passa a valer na proposta.
Tesouraria e calendário de pagamentos
Conciliação de banco e cartão, calendário de pagamentos e recebimentos, regra de aprovação por alçada e projeção de fluxo de caixa atualizada toda semana por quem cobra.
Fechamento do mês e relatórios
Roteiro de fechamento passo a passo, com responsável, prazo e quem assume na ausência de quem; conferências dentro do próprio arquivo e relatório mensal saindo no dia combinado.
Etapas, em ordem
Nove semanas: do inventário das planilhas ao fechamento cronometrado
A ordem importa. Arrumar o relatório antes de cortar a digitação repetida só deixa o erro mais bonito.
Etapa 1
Inventário das planilhas
Abrimos tudo o que é usado no fechamento, uma por uma, e anotamos quem mantém, de onde vem o dado e para onde ele vai depois.
Etapa 2
Mapa da digitação repetida
Marcamos cada número que é digitado mais de uma vez e escolhemos qual passagem some.
Etapa 3
Exportação direta do sistema
Trocamos a digitação pela exportação, com o arquivo caindo sempre na mesma pasta e no mesmo formato.
Etapa 4
Nome, pasta e versão
Padrão de nome com data, pasta por mês e a regra de quem pode gravar por cima de quê.
Etapa 5
Conferência dentro do arquivo
Somas de controle na própria planilha: se a conta não bate, a célula avisa antes de a reunião começar.
Etapa 6
Relatório com forma fixa
Um modelo que não muda de mês para mês, com espaço próprio para o comentário do período.
Etapa 7
Roteiro de fechamento escrito
Os passos em ordem, com responsável, prazo e o que fazer quando o dado não chega.
Etapa 8
Fechamento cronometrado
Acompanhamos o primeiro mês com o cronômetro na mão e ajustamos o roteiro onde ele emperra.
Formatos
Três formatos, do levantamento à companhia mensal
O primeiro serve para saber o tamanho do problema. Os outros dois só fazem sentido depois dele.
Nove semanasR$ 2.620
Reorganização
- Tudo do levantamento
- Exportação direta no lugar da digitação
- Padrão de nome, pasta e versão
- Conferência dentro dos arquivos
- Modelo de relatório com forma fixa
- Roteiro de fechamento escrito
Três mesesR$ 7.200
Companhia mensal
- Acompanhamento do fechamento por três meses
- Ajuste do roteiro onde ele emperra
- Treino de quem substitui quem
- Revisão do modelo a cada semestre
Perguntas
O que perguntam quando o assunto é mexer nas planilhas
Dúvidas comuns de quem já tentou arrumar isso por conta própria.
Vocês vão querer trocar tudo por um sistema novo?
Não. Planilha bem feita resolve muita coisa, e trocar de ferramenta no meio da bagunça só muda o lugar do problema. Primeiro arrumamos o caminho do dado; se depois disso faltar ferramenta, dizemos exatamente qual pedaço falta.
A pessoa que faz hoje vai perder o lugar?
Ao contrário: ela conduz o trabalho conosco. O objetivo é que o fechamento não dependa de uma só cabeça, não que essa cabeça saia.
Nossas planilhas têm macros antigas. Dá para aproveitar?
Quase sempre. Lemos o que a macro faz, documentamos em uma página e mantemos o que ainda serve.
Quanto tempo leva o levantamento?
Duas semanas, com quatro horas de conversa por semana do lado da empresa.
E se o nosso sistema não exporta direito?
Acontece. Nesse caso escrevemos a exportação possível e deixamos anotado, na própria página do roteiro, qual passo continua manual e por quê.
Vocês assinam termo de confidencialidade?
Assinamos antes da primeira reunião, e os arquivos ficam em pasta da sua empresa do começo ao fim.
Conte quantas planilhas entram no seu fechamento
No levantamento abrimos todas, uma a uma, e devolvemos por escrito o que dá para cortar já na semana seguinte.