Duas semanasR$ 720
Levantamento
- Inventário de todas as planilhas em uso
- Mapa da digitação repetida
- Lista do que dá para cortar já
- Relatório de devolução em oito páginas
Consultoria financeira para empresas que fecham o mês à mão, em Barueri
Somos uma consultoria financeira. Atendemos empresas de 15 a 200 funcionários e prestamos cinco serviços: contabilidade gerencial e organização dos arquivos, orçamento anual e plano-realizado, apuração de custo e formação de preço, tesouraria e calendário de pagamentos, e fechamento do mês com relatórios. Começamos cronometrando o fechamento atual, antes de mudar qualquer coisa.
- Cinco serviços, um de cada vez ou todos
- Empresas de 15 a 200 funcionários
- Fechamento medido antes e depois
12
planilhas no levantamento médio
8
encontros durante o trabalho
9
semanas até o fechamento novo
10
empresas atendidas no ano
Serviços
Os cinco serviços da firma
Antes de qualquer mudança medimos o fechamento como ele é hoje; no quarto mês medimos de novo, com o mesmo critério e o mesmo cronômetro.
Contabilidade gerencial e arquivos
Inventário de todas as planilhas do fechamento com origem e destino de cada dado, plano de contas e centros de custo, fim da digitação repetida por exportação direta do sistema, e padrão de nome, pasta e versão para cada arquivo.
Orçamento anual e plano-realizado
Orçamento por centro de custo montado com os responsáveis de cada área e a comparação mensal entre o previsto e o realizado, com espaço reservado para o comentário do período.
Apuração de custo e formação de preço
Ficha de custo por linha de produto ou serviço, com as despesas que costumam ficar de fora — frete, embalagem, perda, taxa de cartão — e a base de preço que passa a valer na proposta.
Tesouraria e calendário de pagamentos
Conciliação de banco e cartão, calendário de pagamentos e recebimentos, regra de aprovação por alçada e projeção de fluxo de caixa atualizada toda semana por quem cobra.
Fechamento do mês e relatórios
Roteiro de fechamento passo a passo, com responsável, prazo e quem assume na ausência de quem; conferências dentro do próprio arquivo e relatório mensal saindo no dia combinado.
O que encontramos
Cinco hábitos que transformam o fechamento em mutirão
Abra cada um: são os mesmos em quase toda empresa que fecha o mês à mão, e nenhum deles nasceu de descuido. Todos começaram como solução de emergência que ficou.
O mesmo número digitado três vezes
Sai do sistema, vai para a planilha do setor, de lá para a consolidada e ainda para a apresentação. Cada passagem é uma chance de erro, e o erro só aparece quando alguém desconfia do total.
Arquivo sem nome e sem versão
«Fechamento final», «fechamento final 2», «final revisado ok». No dia da reunião ninguém sabe qual abrir.
Conferência feita de cabeça
A pessoa que monta sabe que o total «tem que dar por volta de tanto». Quando ela sai de férias, essa conferência sai junto.
Relatório que muda de forma todo mês
Uma linha nova aqui, uma coluna ali. Comparar março com junho vira trabalho de arqueologia.
Um roteiro que existe só na cabeça de alguém
Doze passos em ordem certa, nenhum escrito. Basta uma licença médica para o mês fechar em dobro no mês seguinte.
Etapas, em ordem
Nove semanas: do inventário das planilhas ao fechamento cronometrado
A ordem importa. Arrumar o relatório antes de cortar a digitação repetida só deixa o erro mais bonito.
Etapa 1
Inventário das planilhas
Abrimos tudo o que é usado no fechamento, uma por uma, e anotamos quem mantém, de onde vem o dado e para onde ele vai depois.
Etapa 2
Mapa da digitação repetida
Marcamos cada número que é digitado mais de uma vez e escolhemos qual passagem some.
Etapa 3
Exportação direta do sistema
Trocamos a digitação pela exportação, com o arquivo caindo sempre na mesma pasta e no mesmo formato.
Etapa 4
Nome, pasta e versão
Padrão de nome com data, pasta por mês e a regra de quem pode gravar por cima de quê.
Etapa 5
Conferência dentro do arquivo
Somas de controle na própria planilha: se a conta não bate, a célula avisa antes de a reunião começar.
Etapa 6
Relatório com forma fixa
Um modelo que não muda de mês para mês, com espaço próprio para o comentário do período.
Etapa 7
Roteiro de fechamento escrito
Os passos em ordem, com responsável, prazo e o que fazer quando o dado não chega.
Etapa 8
Fechamento cronometrado
Acompanhamos o primeiro mês com o cronômetro na mão e ajustamos o roteiro onde ele emperra.
Formatos
Três formatos, do levantamento à companhia mensal
O primeiro serve para saber o tamanho do problema. Os outros dois só fazem sentido depois dele.
Nove semanasR$ 2.620
Reorganização
- Tudo do levantamento
- Exportação direta no lugar da digitação
- Padrão de nome, pasta e versão
- Conferência dentro dos arquivos
- Modelo de relatório com forma fixa
- Roteiro de fechamento escrito
Três mesesR$ 7.200
Companhia mensal
- Acompanhamento do fechamento por três meses
- Ajuste do roteiro onde ele emperra
- Treino de quem substitui quem
- Revisão do modelo a cada semestre
Antes e depois
O que mudou no dia do fechamento
Medidas tomadas com cronômetro no primeiro mês e no quarto, publicadas com autorização de cada empresa.
Antes. Fechamento levava quatro dias e sempre atravessava o fim de semana.
Depois. Passou a terminar na tarde do segundo dia, sem hora extra.
Antes. Cada unidade mandava a planilha no formato que preferia.
Depois. Todas mandam o mesmo arquivo, e o consolidado soma sem digitação.
Antes. O total do relatório mudava depois de enviado, e ninguém sabia por quê.
Depois. Arquivo com data no nome e regra de gravação; a versão enviada é a que fica.
Antes. A conferência estava na cabeça da analista que fazia havia seis anos.
Depois. As somas de controle ficaram na planilha, e ela tirou férias em janeiro.
Antes. O relatório mudava de forma todo mês e comparar trimestres era inviável.
Depois. Modelo fixo desde março; a comparação virou uma aba do próprio arquivo.
Antes. Doze passos de fechamento existiam só na memória do coordenador.
Depois. Roteiro escrito de duas páginas, seguido pela assistente na primeira tentativa.
Perguntas
O que perguntam quando o assunto é mexer nas planilhas
Dúvidas comuns de quem já tentou arrumar isso por conta própria.
Vocês vão querer trocar tudo por um sistema novo?
Não. Planilha bem feita resolve muita coisa, e trocar de ferramenta no meio da bagunça só muda o lugar do problema. Primeiro arrumamos o caminho do dado; se depois disso faltar ferramenta, dizemos exatamente qual pedaço falta.
A pessoa que faz hoje vai perder o lugar?
Ao contrário: ela conduz o trabalho conosco. O objetivo é que o fechamento não dependa de uma só cabeça, não que essa cabeça saia.
Nossas planilhas têm macros antigas. Dá para aproveitar?
Quase sempre. Lemos o que a macro faz, documentamos em uma página e mantemos o que ainda serve.
Quanto tempo leva o levantamento?
Duas semanas, com quatro horas de conversa por semana do lado da empresa.
E se o nosso sistema não exporta direito?
Acontece. Nesse caso escrevemos a exportação possível e deixamos anotado, na própria página do roteiro, qual passo continua manual e por quê.
Vocês assinam termo de confidencialidade?
Assinamos antes da primeira reunião, e os arquivos ficam em pasta da sua empresa do começo ao fim.
Conte quantas planilhas entram no seu fechamento
No levantamento abrimos todas, uma a uma, e devolvemos por escrito o que dá para cortar já na semana seguinte.
Contato
Fale com quem vai atender
Diga quantas pessoas participam do fechamento, quantos dias ele leva e qual sistema alimenta as planilhas.
EndereçoAvenida Prefeito Arnaldo Rodrigues Bitencourt Barueri 722, Barueri — SP
CEP06401-125
Telefone+55 11 94388-7052
E-mail[email protected]
SemanaSegunda a sexta, das 9h30 às 17h30
SábadoSábados, das 10h30 às 12h30
Domingofechado
RegistroCNPJ 22.066.104/0001-31
