Antes. O total do relatório mudava depois de enviado, e ninguém sabia por quê.
Depois. Arquivo com data no nome e regra de gravação; a versão enviada é a que fica.
O que continua funcionando
O que continua funcionando quando a gente sai.
O inventário das planilhas
Lista completa com dono, origem do dado e destino, atualizável em uma folha.
As exportações prontas
Arquivos que caem sempre na mesma pasta, no mesmo formato, no mesmo dia.
O padrão de nome e versão
Uma página com a regra e exemplos, colada na parede da sala.
As somas de controle
Dentro de cada planilha, avisando na célula quando algo não fecha.
O modelo de relatório
Forma fixa que permite comparar março com setembro sem arqueologia.
O roteiro de fechamento
Duas páginas numeradas, testadas por quem nunca tinha feito o fechamento.
O que encontramos
Cinco hábitos que transformam o fechamento em mutirão
Abra cada um: são os mesmos em quase toda empresa que fecha o mês à mão, e nenhum deles nasceu de descuido. Todos começaram como solução de emergência que ficou.
O mesmo número digitado três vezes
Sai do sistema, vai para a planilha do setor, de lá para a consolidada e ainda para a apresentação. Cada passagem é uma chance de erro, e o erro só aparece quando alguém desconfia do total.
Arquivo sem nome e sem versão
«Fechamento final», «fechamento final 2», «final revisado ok». No dia da reunião ninguém sabe qual abrir.
Conferência feita de cabeça
A pessoa que monta sabe que o total «tem que dar por volta de tanto». Quando ela sai de férias, essa conferência sai junto.
Relatório que muda de forma todo mês
Uma linha nova aqui, uma coluna ali. Comparar março com junho vira trabalho de arqueologia.
Um roteiro que existe só na cabeça de alguém
Doze passos em ordem certa, nenhum escrito. Basta uma licença médica para o mês fechar em dobro no mês seguinte.
Antes e depois
O que mudou no dia do fechamento
Medidas tomadas com cronômetro no primeiro mês e no quarto, publicadas com autorização de cada empresa.
Antes. A conferência estava na cabeça da analista que fazia havia seis anos.
Depois. As somas de controle ficaram na planilha, e ela tirou férias em janeiro.
Conte quantas planilhas entram no seu fechamento
No levantamento abrimos todas, uma a uma, e devolvemos por escrito o que dá para cortar já na semana seguinte.