Antes. Fechamento levava quatro dias e sempre atravessava o fim de semana.
Depois. Passou a terminar na tarde do segundo dia, sem hora extra.
A firma, desde quando existe e como trabalha
A Clarvia é uma consultoria financeira de Barueri — SP. Somos dez pessoas e atendemos empresas de 15 a 200 funcionários que fecham o mês à mão, em planilhas, e querem uma rotina que funcione sem mutirão.
A Clarvia trabalha desde 2016 com empresas que fecham o mês em planilha. O primeiro trabalho foi cronometrar o fechamento inteiro de uma distribuidora, das oito da manhã do primeiro dia até a última planilha salva. Hoje somos dez pessoas, entre analistas, quem conduz as reuniões e a coordenação.
Atendemos empresas de 15 a 200 funcionários — distribuidoras, indústrias de pequeno porte, redes de comércio, operadores logísticos — em Barueri e no oeste da Grande São Paulo. Trabalhamos nas ferramentas que a empresa já usa; quando o caminho passa por trocar de sistema, dizemos isso por escrito e a decisão é do cliente.
O contrato define quais relatórios, o dia do mês de cada entrega e quem participa das reuniões. A ordem é fixa: medimos o fechamento atual antes de mudar qualquer coisa, depois vêm a organização dos arquivos e a conciliação, e só então orçamento, custo e relatório. Medimos de novo no quarto mês, com o mesmo critério.
O que não fazemos: contabilidade fiscal, folha de pagamento, obrigações acessórias, auditoria, consultoria tributária e venda de sistema. Não movimentamos conta bancária e não aprovamos pagamento.
Medir antes de opinar
Sem cronômetro, o gargalo apontado pela equipe raramente é o gargalo real.
Cada dado digitado uma vez só
Toda passagem a mais de um número é uma chance a mais de erro silencioso.
Conferência mora no arquivo
O que está na cabeça de alguém sai de férias junto com a pessoa.
Forma fixa vale mais que forma bonita
Relatório que muda de desenho todo mês impede qualquer comparação.
O que encontramos
Cinco hábitos que transformam o fechamento em mutirão
Abra cada um: são os mesmos em quase toda empresa que fecha o mês à mão, e nenhum deles nasceu de descuido. Todos começaram como solução de emergência que ficou.
O mesmo número digitado três vezes
Sai do sistema, vai para a planilha do setor, de lá para a consolidada e ainda para a apresentação. Cada passagem é uma chance de erro, e o erro só aparece quando alguém desconfia do total.
Arquivo sem nome e sem versão
«Fechamento final», «fechamento final 2», «final revisado ok». No dia da reunião ninguém sabe qual abrir.
Conferência feita de cabeça
A pessoa que monta sabe que o total «tem que dar por volta de tanto». Quando ela sai de férias, essa conferência sai junto.
Relatório que muda de forma todo mês
Uma linha nova aqui, uma coluna ali. Comparar março com junho vira trabalho de arqueologia.
Um roteiro que existe só na cabeça de alguém
Doze passos em ordem certa, nenhum escrito. Basta uma licença médica para o mês fechar em dobro no mês seguinte.
Antes e depois
O que mudou no dia do fechamento
Medidas tomadas com cronômetro no primeiro mês e no quarto, publicadas com autorização de cada empresa.
Antes. Cada unidade mandava a planilha no formato que preferia.
Depois. Todas mandam o mesmo arquivo, e o consolidado soma sem digitação.
Conte quantas planilhas entram no seu fechamento
No levantamento abrimos todas, uma a uma, e devolvemos por escrito o que dá para cortar já na semana seguinte.